こんにちは。
アップスタッツの飯山です。
今日は，経営者・社長が業務効率をアップするために
「手が空いた時にやっておきたい」
内容についてお伝えします。
経営者や社長って
「いつも忙しい」
と思うかもしれませんが。
本当にそうなのでしょうか。
暇なのを忙しく振る舞っている…
という人も，中にはいるかも知れませんが，
大多数の方はそうではないでしょう。
でも，この点を改善しないと
やっぱり忙しいままです。
今日はこの点を解説します。
日頃から
「なんとなく忙しい」
方こそ，最後までしっかり御覧ください。
「手が空いた時」とはどういうことか
まずはじめに。
「手が空いた時」
とは具体的にどういう時を指すのでしょうか。
忙しい経営者は本当に忙しいし，
手が空くなんて考えられないし，
やることはいくらでもある。
…なんて思っている方であっても，
きっと存在するであろう時間です。
それは，
予定をキャンセル食らった時です。
たとえば，
明後日の10時にアポがあるとします。
ところが，
前日になって，リスケの連絡が
あったとします。
…ということは，
その予定は，
また別のどこかで時間を取らなければ
ならないということになります。
この予定は，
「新たな時間」
にアポを入れることになります。
既存の何かの予定をずらして
そのアポのリスケ先の時間を
確保するということは
まずないでしょう。
たとえば，
「来週の水曜日なら
空き時間があります」
…とかですね。
その水曜日の空き時間は
まだ空いているのです。
すでに予定が埋まっていたけど，
それをどかしてまで確保する…
ということは，無いとは言いませんが，
一般的ではないでしょう。
あえて言うならば，
1度で済むはずのアポが
2回になってしまった，
というような感じですね。
さて，
ポイントはここから。
つまり，
翌日の
「本来アポが入るはずだった時間」
の使い方。
これが，
今日お伝えする，
「手が空いた時間」
となります。
この時間に
「なんとなく何かの予定を入れる」
から，いつまでも忙しいままなのです。
この空いた時間に
やるべきことを決めておけば，
忙しさの緩和に
つながるのです。
それは何をしたらいいのでしょうか。
有名な「第二領域」の話
あなたも，
どこかで聞いたことがあるでしょう。
かの「７つの習慣」で解説されている
「緊急ではないけれど重要な仕事」
とか，
第二領域と呼ばれる話です。
第一領域 緊急かつ重要な仕事
第二領域 緊急ではないけど重要な仕事
第三領域 緊急だけど重要ではない仕事
第四領域 緊急でも重要でもない仕事
時間管理の点においてこの
第二領域の仕事が大事だ，
と言われています。
が。
なぜ大事なのか，
きちんと説明できるでしょうか。
説明の仕方，考え方は
人それぞれですので，
正しい間違っているを指摘する
つもりはありません。
ここではひとつの考え方を
お伝えします。
単純に，第一領域の仕事…
緊急かつ重要な仕事ばかりをしていると，
全ての仕事が第一領域の仕事に
なっていくということです。
緊急かつ重要な仕事ばかりやっていると，
だんだん思考力が低下してきて，
そのうち，第三領域の仕事に手を出し…
気がつけば第四領域の仕事をしている，
なんてことになりかねません。
第一領域…
緊急かつ重要な仕事が
一番大事なように見えますが…
それだけをやっていたら，
いつまでもなんとなく忙しいまま，
という状況は改善しないのです。
ではどうしたらいいのか。
第二領域の仕事をすればいいのです。
第二領域…緊急ではないけれど
重要な仕事をすればするほど…
緊急事態は減っていくのです。
第一領域の仕事がどんどん減って行き，
第二領域にシフトしていきます。
重要な仕事をし続けることには
変わりはないですが。
緊急事態に追いかけ回されて
仕事をするのと，
緊急事態ではない状態で，
主体的に仕事をこなしていくのとでは
どちらが生産性が高いのかは
言うまでもないでしょう。
けれど…現に忙しく，
第一領域の仕事をこなすだけで
精一杯で，第二領域の仕事にまで
手が回らない，という方も
いるでしょう。
だから…
上述の通り，
不意に「手が空いた時」…
スケジュールに穴が空いた時に，
その穴に第一領域の仕事を入れるのではなく，
第二領域の仕事をしましょう，ということです。
もともと，
その時間は，アポのための時間であり，
第一領域の仕事に充てることはできなかった
はずの時間ですから…
その時間は本来自由に使えるはずですよね。
おすすめする第二領域の仕事
では，
その不意にできた
手の空いた時間に何をしたらいいのか。
第二領域…
緊急ではないけれど重要な仕事とは
何をしたらいいのか。
ここでは単純に，
「次の時間を確保するためにどうしたらいいのか」
について考えるために時間を使うことを
強く推奨します。
具体的には，
緊急かつ重要な仕事に追いかけ回されているのは
忙しすぎであり…
そこには何らかの原因があります。
その原因を見つけて
取り除けば…
緊急事態は減っていくのです。
具体的には…
１．今やっている仕事を一通り書き上げる
２．そのリストを見ながら
「本来自分がやるべきではない仕事」をピックアップする
３．そのピックアップした仕事を，従業員などに振るか，外注する
これだけで
かなり時間が空くようになります。
ただ，気がつけば
社長が仕事を抱え込んでいて，
本来社長がやらなければならないわけではない
仕事も混じっているので…
この整理作業は定期的に行っていったほうが
いいでしょう。
これを，
不意に空いた時間に…
そうですね，15分くらいでいいので
実行するだけで，
効果を実感できるのではないでしょうか。
あるいは…
別のやり方としては，
１．は同じ
２．そのリストを見ながら
「本当にその仕事はしなければならないかどうか」を精査する
３．しなくていい仕事であれば，どんどん切り捨てる
「やったほうがいいに越したことはないけど
やらなければいけないというほどでもない仕事」
を大量に抱えていることもあります。
そういった仕事を
手放すだけでも変わってくるはずです。
なんとなく忙しい経営者・社長は
この2つのどちらかをやれば，
効果を実感できるでしょう。
最後に。
きっと読者のうち
「なんとなく忙しい経営者」
が100人いたとして…
99人はやらないでしょう。
だから，忙しいままなのです。
「忙しいのが好き」
だからいい，という人も
いるかもしれませんが。
自分の人生において
なんとなく忙しいまま，
本当に成し遂げたいなにかに
挑戦することもなければ…
あるいは挑戦するための
十分な時間がないことを理由に
断念してしまうのであれば…
遺憾という他ありません。
あなたが，聡明な100人中の1人であることを
切に願いたいですね。
あなたがより「アップスタッツ」な明日になりますように。
アップスタッツ 飯山陽平
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