こんにちは。
アップスタッツ合同会社の代表，
経営軍師の飯山です。

 

昨日は，
「仕事ができない」と「無能」の
違いについて解説いたしました。

 

＜参照＞
「仕事ができない」と「無能」の違いと対処法

 

 

ざっくり振り返ると，
仕事をしっかり教える。
それができるまで訓練する。

 

ここまでやるのは経営者の責任です。

 

 

そこまでやっても
できないなら…
無能なので本人の責任…
という話でした。

 

思いの外，反響があった反面…

「実際には難しいよね…」

なんてコメントもいただきました。

 

 

主題からブレるので
あえて入れなかった部分について，
今日，補足いたします。

お題は…

「成果につながるマニュアルの作り方」

です。

従業員に一から十まで
全部指導していることで，
ろくにマーケティングを
している暇がない，
なんて方は，
必ずご覧ください。

 

 

 

私の文章力が培つちかわれた根幹

 

 

以前，
個人事業主として
従業員５名ほどを
雇用していた…なんて話を
昨日，お伝えしました。

 

 

当時，
事務所があったのが，
人口２万人にも満たない
小さなド田舎町。

 

 

そして…
私は地元出身ではないので
よくわかりませんが。

 

 

その事務所の近くの高校は…
道内で３本の指に入る
低学力水準の学校…だったそうです。
伝聞なので，裏は取っていませんが。

 

 

ある日。
その学校出身の１８歳の女の子が
事務員に応募してきました。

 

 

高校卒業後，
バイトを続けていたものの，
親が口を出してきたのでしょう。
雇用保険決め手だったようです。

 

 

それはさておき。

 

 

あまりに人手不足のため
雇用しましたが。

 

まあ，
要するにそんな低学力水準の
高校出身の女の子です。

 

そして…
業務内容は国家資格に基づく
法律業務です。

 

さて。

 

 

当然，
彼女は専門知識経験…どころか
一般的な社会人としての知識すら
持ち合わせていません。

 

そこからが
私の挑戦が始まりました！！

 

ノリとしては，

この曲をBGMにしたくなるくらい
試行錯誤を重ねました。

 

流れはこうです。

 

１．（仕事に関する）質問を受ける。

２．その質問に答えるためのマニュアルを書いて渡す。

３．彼女がそれを読んで実行する。

４．私の意図どおりに彼女が行動しなければ，２に戻る。

 

こうして，
何度も何度もマニュアルを書き直しました。

 

 

５回書き直しても
意図通りに行動できなかったときは，
膝を付きそうになりましたね。

 

一発で，
彼女が私の意図通りに行動したら，
おもわずガッツポーズしたくなるくらいでした。

 

 

こうして…

 

「知識経験スキルゼロ…
学力知力低水準の人でも，
読んで理解して実行する
ことのできる文章」

 

について
徹底的に鍛えることができました。

 

 

私の文章を読んで
「わかりやすい」
と言ってくださる方が多いのは，
彼女のおかげですね。

 

最近は，
だいぶ鈍っていますので…

 

「一体何を言っているんだろう…」

 

 

なんてブログ記事も
たまに出てきたりしているかもしれませんが。

 

 

 

「成果の出る」マニュアルとは何か

 

 

今日のテーマである
「成果の出るマニュアル」
とは何か。

 

マニュアルの意図通りに
読み手が行動できるようになるもの

 

ということです。
もっと言うならば，

 

「成果が出るから
読まれる」

 

 

ということでもあります。

 

多くのマニュアルが
機能しないのは，
「読んでも理解できない」
「理解できても実行できない」
からではないでしょうか。

 

だから

「読んでも使えない」

から読まれないのです。

 

ですので，
上述の通り，
「あの彼女でも
読んで実行できる」
内容というのが理想でしょう。

 

 

 

マニュアルの作り方

 

 

ですが…
ここまで読んで…
「なおさら，私じゃ無理！」
と思った方も
いるのではないでしょうか。

 

そんなわかりやすい文章など
書けない。
書いている暇がない。

ということですね。

 

 

成果の出るマニュアルの２つ目の要件は，
「読まれること」
でした。

 

でも…
作る暇がない。
アップデートする暇がない…
では本末転倒。

 

「読まれるマニュアルづくり」
には，
「少ない労力で継続できる」
ことが実質的に必要になるのです。

 

ではどうしたらいいのか。

 

 

これは，人によります。

 

適性に基づくマニュアルづくり

 

 

私は
「書くこと」
に自分の適性が特化しています。
だから書いているのです。

 

逆に…
話すことに関しての適性は…
なかなかに絶望的ですね。
訓練はしていますが。

 

逆に，
書くのは苦手でも
話すのは得意，
という方。

 

…きっと
こちらのほうが多いのでは
ないでしょうか。

 

 

スマホで動画を
撮ればいいのです。

 

マニュアルで指導する内容を，
話して…それを撮影します。

 

別に，
どこかに出すものではないのですから，
編集は不要。

 

その動画データに名前を付けて，
然るべき場所にデータを保管。

 

そして…
どんな場合にこの動画を見ればいいのか。
それをわかるように
記しておけばいいのです。

 

 

これでOK。

 

 

書くのが苦手でも
話せるなら，
ぜひ動画にしてください。

 

従業員の手が空いたときにでも
あるいはアウトソーシングで，
「文字起こし」
しておくのも手ですね。

 

 

外注なら，
かなり低コストで
文字起こししてくれる方も
いるようですので。

 

 

成果の出る「もう一つの」マニュアルづくり

 

 

これは，
ある程度の規模感がある
組織であれば，
オススメするマニュアルづくりです。

 

やり方はとても簡単。

丸　投　げ

 

です。
つまり，マニュアルを必要とする
本人にマニュアルを作らせるのです。

 

 

あるいは，
新人と先輩が
コンビでマニュアルづくりを
してもいいかもしれません。

 

マニュアルづくりをする中で，
仕事への理解が深まること
あるでしょう。

 

何よりも…
社長が楽ですよね。

 

丸投げ

 

 

ですから。

 

丸投げする際は，
上述の通り
「成果が出る」
という意味を理解させた上で
作ってもらえばいいでしょう。

 

 

以上，
マニュアルづくりについてでした。

 

 

マニュアルの「本当の成果」

 

それは
社長の時間が浮くことです。

 

あるいは…
社長が従業員に

 

妨害

 

されることなく
集中して「仕事」が
できるようになることです。

 

 

ポイントは…
はじめは忙しいです。
当然ですよね。
今までの仕事に
「マニュアル作り」
まで加わるのですから。

 

 

ですが。
作れば作るほど，
どんどん時間が空いていきます。
この不思議な感覚は
ぜひ体験いただきたいですね。

 

 

あなたがマニュアルによって…
マーケティングの実行が
捗ることを願っています。

 

あなたがよりアップスタッツな明日になりますように。
アップスタッツ合同会社　飯山陽平

 

追伸

私が当時作ったマニュアルを見ながら，
実際にマニュアルを具体的に書けるようになる
ワークショップ…

なんて，やったら興味ありますか？
興味ある方は
こちらから
「興味ある」
とコメントください。

いってい以上の方から
コメントいただいたなら，
月次の勉強会のテーマに
採用しようと思います。