こんにちは。
アップスタッツの飯山です。
今日は，
仕事の生産性を高める
「あるリスト」作成について
おすすめします。
内容自体もシンプルで
難しいものではありません。
実行することも
かなりシンプルです。
ただ…それをやるかどうかで
生産性は変わってきます。
そこで，
その効果をより高い状態で
得られるようにするにはどうしたらいいのか
解説していきます。
以下，最後までお付き合いください。
ある社長の人件費に関するボヤキ
これは聞いた話です。
とある社長が…
人件費についてぼやいていました。
基本的に，人を雇う…というのは
その人にやってもらいたい
何かがあるからです。
でも…
それが何らかの事情で
できなかったらどうなるでしょうか。
やることがないから
帰ってくれ。
ただし，その分の給料はカットね。
…なんて真似，
基本的にはできません。
時給で働くアルバイトに，
「今日はやること無いから帰ってもいいけど
どうする？」
と尋ねて合意が取れればいいですが…
「いえ，今月苦しいので
がんばります」
…と言われたら
仕事を用意しなければなりません。
でもやることがない。
待っている間も，
時間は過ぎていきます。
そして…
その時間も人件費が発生しているのです。
その社長は…
「その間の人件費がもったいない」
とぼやいていました。
気持ちは…よくわかります。
例えるなら，
タクシーのメーターみたいなものでしょう。
時間の経過とともに，
じわりじわりと，
支払額が上がっていくのです。
あんな感じで…
支払いをしなければならない…
でも，タクシーと違って，
目的地に近づいている…
生産性を発揮しているわけでもない。
これは…苦しいですね。
この状態。
どうやって解消したら
いいのでしょうか。
スタッフは暇でも自分は…？
実際，
私自身，
かつて法律系国家資格の仕事をしていた時，
スタッフを数人雇っていたので，
その気持ちはよくわかります。
特に…
よくあるのが
「自分はめちゃくちゃ忙しいのに
スタッフは暇そう」
という現象です。
その時に，
何か仕事をさせればいい…
仕事の指示ができればいいのですが，
自分は自分で目の前の仕事に
精一杯だったりすると，
従業員へ指示することはできません。
従業員は
「自分で仕事を探しなさい」
なんて言ったところで…
実際に探せるものでもないでしょう。
あくでも人によりますが。
それを期待するほうが間違っています。
その体験を何度かするうちに，
シンプルな解決策を考えました。
時間の流れの価値
…は，得てして一定ではありません。
よくある例では，
カップ麺にお湯を入れてからの
3分は長いですね。
でも，
なにかに熱中しているときの3分は
とても短い。
これは主観的なものですが…
ビジネスでも同じでしょう。
ものすごく忙しい時の
3分間と…
暇なときの3分間。
人件費の計算では
同じですが…
主観的な価値は違います。
その点を踏まえると…
本当に忙しいときに，
やらなくてもいいような雑務に
追われるような自体を回避できれば
かなり改善するでしょう。
その内容をリストにしておき，
「手が空いたときにやってね」
と指示すればいいのです。
例えば…
顧客にセールスをして…
領収証を発行することになりました。
手書きで宛名を書いて…
自社の記載は，たいていゴム印でしょうか。
そこに印鑑を押印して，領収証の完成です。
実際に顧客と商談をしていて，
目の前で宛名を書いて…金額，日付，
但し書きを書いて…
そこから，
自社のゴム印を持ってきて，
スタンプ台でインクをつけてから
押して…
さらに，印鑑で押印する。
この後者って，
やること自体は非常にシンプルで，
その事自体に高い価値はないのに，
時間はかかりますよね。
特に顧客を待たせているときなど，
もどかしい思いで
ゴム印を押したり…
スタンプ台のインクが薄かったり…
でイライラすることはないでしょうか。
解決策は…
あらかじめ，
領収証にゴム印を押しておくことです。
印鑑自体は…まとめて全部おしておいたら
微妙かもしれませんね。
領収証ではないですが…
私はかつて，国家資格で仕事をしていた時，
「職権」で，関係者の
戸籍や住民票を取得することがありました。
もちろん，
個人情報ですから…
無制限には取れません。
あくまでも案件の処理に必要な際に，
必要な様式で，請求します。
ただ…これって記入欄が
かなり多くて手間だし，時間がかかります。
なので…
書くのは大変なので
専用のゴム印を作成しました。
でも…そのゴム印を押すのも面倒です。
だから…
スタッフに
「手が空いたときに，ゴム印押しておいてね」
と指示をします。
すると…使うときにはゴム印が押印してあるので，
最小限の記入をして…
職印で押印すれば完成です。
郵送で請求するときに…
その請求書を書くのに…郵便局が締まる
15分前に，ゴム印を出してきて…
なんてやっていたら，間に合わなくなります。
忙しいときにやると高く付きますが，
暇な時，手持ち無沙汰な時に済ませておけば，
上述の人件費で言うところの
浪費を防ぐことにもなります。
これはあくまでも一例です。
このように，
緊急性も重要性も低いけど…
忙しい時にそれをやって手を煩わせたくないような
仕事を…一通り書き出してリストにして，
従業員に渡しておき…
「手が空いた時にコレやってね」
と指示しておけば解決です。
自分専用のリストを作る
ここまで従業員へ仕事を割り振る前提での話で
書きましたが。
これは自分もそのまま当てはまります。
例えば，15時からアポがあり…
商談は1時間。
バッファの時間を30分確保して
次のアポは16時半だったとします。
もし…
この15時のアポが突然，延期したら
どうなるでしょうか。
スケジュール管理としては，
次の予定が16時半ですから，
まとまった時間が在るわけでもありません。
でも1時間ちょっとをムダにするのも
もったいない話です。
とはいえ，
それから何かを考えて始める…
その考えているだけで1時間経ってしまったり
するのではないでしょうか。
ですので，
球に手が空いた時用のタスクリストを
用意しておけばいいのです。
さて…これでやることはシンプルですね。
もし，急に予定が空いてしまった…
ってことが起きたら，最初にやるのは
このリストを作ることです。
あなたがより「アップスタッツ」な明日になりますように。
アップスタッツ 飯山陽平
アップスタッツのブログを
メールで受け取りませんか？
ブログ記事の内容を，メルマガで配信いたします。
ブログ記事内容とは別に，
メルマガ読者限定コンテンツの
配信もあります。
毎朝午前５時に，ブログ記事をメルマガ配信。
週2を目処に，メルマガ限定記事を配信します。
特に，ブログでは公開しづらいノウハウなどは，
メルマガ限定でご案内いたします。
今すぐ下記フォームよりご登録ください。